"GoBD-konform" ist einer der meistgenutzten und am wenigsten erklärten Begriffe in der digitalen Buchhaltung. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) legen fest, wie ein digitalisierter Beleg aussehen muss, damit das Finanzamt ihn akzeptiert.
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Nachvollziehbarkeit: Ein sachverständiger Dritter muss den Geschäftsvorfall anhand der Unterlagen nachvollziehen können.
Vollständigkeit: Kein Beleg darf fehlen — auch nicht der kleine Kassenbon für Dübel und Schrauben.
Richtigkeit: Die erfassten Daten müssen mit dem tatsächlichen Vorgang übereinstimmen.
Zeitgerechtigkeit: Belege sollen zeitnah erfasst werden — als grober Richtwert gelten häufig rund 8 Tage nach dem Kauf.
Ordnung: Belege müssen systematisch abgelegt und wiederauffindbar sein.
Unveränderbarkeit: Einmal erfasste Belege dürfen nicht mehr klammheimlich verändert werden — jede nachträgliche Korrektur muss nachvollziehbar protokolliert sein.
Ein Handyfoto allein, das lose in einem Cloud-Ordner liegt, erfüllt die Unveränderbarkeit nicht — die Datei lässt sich jederzeit löschen oder überschreiben, ohne dass eine Spur bleibt. GoBD-konforme Digitalisierung bedeutet: das digitalisierte Original wird nach der Verarbeitung nicht mehr verändert, und jede Korrektur (z. B. eine manuell angepasste Kontozuordnung) bleibt nachvollziehbar, statt die ursprüngliche Erkennung stillschweigend zu überschreiben.
Ein Dropbox- oder Google-Drive-Ordner in Standardkonfiguration gilt in der Praxis meist nicht als ausreichend, weil Dateien dort jederzeit ohne Protokoll gelöscht oder ersetzt werden können. Mit aktivierter Versionierung und einer kurzen Verfahrensdokumentation (die für Kleinunternehmer oft schon auf einer halben Seite Platz findet) lässt sich das nachrüsten — ein spezialisiertes Tool übernimmt diese Anforderungen meist automatisch.
Das Foto selbst schon, aber nur wenn es danach unveränderbar und nachvollziehbar abgelegt wird — nicht lose in einer Foto-Galerie, die sich jederzeit bearbeiten oder löschen lässt.
In den meisten Fällen ja, sofern die Digitalisierung GoBD-konform erfolgt (bildliche Wiedergabe entspricht dem Original, keine Textinformationen gehen verloren). Bei Zweifeln lohnt sich eine kurze Rückfrage beim Steuerberater, insbesondere für besonders hohe Beträge.
In der Standardkonfiguration meist nicht, da Dateien ohne Protokoll überschrieben werden können. Mit aktivierter Versionierung und einer Verfahrensdokumentation lässt sich das nachrüsten.