Am Ende erzeugen beide Wege dieselbe Art von Datei — eine DATEV-EXTF-CSV für den Belegtransfer. Der Unterschied liegt im Aufwand und in der Fehleranfälligkeit auf dem Weg dorthin.
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Beim manuellen Vorgehen tippst du Datum, Betrag, Steuersatz und Konto für jeden Beleg einzeln in DATEV Unternehmen Online ein. Bei wenigen Belegen im Monat ist das ohne Weiteres machbar — bei mehreren Dutzend Baumarkt-Kassenbons pro Monat wird es schnell zeitaufwendig, und jede Zahl wird manuell übertragen, mit entsprechendem Risiko für Zahlendreher.
Beim Hochladen eines Fotos oder PDFs liest eine KI Datum, Bruttobetrag, Steuersatz und Lieferant automatisch aus und ordnet Konto sowie BU-Schlüssel anhand der erkannten Artikel zu. Das Ergebnis lässt sich vor dem Export noch manuell prüfen und korrigieren, bevor die fertige EXTF-CSV heruntergeladen wird.
Unabhängig vom Weg entsteht am Ende dieselbe Art von Datei im EXTF-700-Format, die DATEV Unternehmen Online über den Belegtransfer importiert — DATEV selbst unterscheidet nicht, ob die Daten von Hand eingetippt oder KI-gestützt erzeugt wurden. Der Unterschied liegt ausschließlich im Aufwand, der bis dahin auf deiner Seite entsteht.
Bei sehr wenigen Belegen im Monat kann manuelles Eintippen völlig ausreichend sein. Sobald regelmäßig mehrere Baumarkt-Kassenbons pro Woche anfallen, überwiegt der Zeitgewinn einer automatisierten Erkennung meist deutlich den kurzen Moment, den eine Prüfung der KI-Ergebnisse zusätzlich kostet.
Nein — DATEV verarbeitet die EXTF-Datei unabhängig von ihrer Entstehung, solange das Format korrekt ist.
Bei gut lesbaren Kassenbons ist die Erkennungsgenauigkeit meist sehr hoch, aber wie bei jeder Automatisierung lohnt sich ein kurzer Blick auf das Ergebnis vor dem Export — besonders bei schlecht leserlichen oder ungewöhnlich formatierten Belegen.
Ja, erkannte Werte lassen sich vor dem CSV-Export jederzeit manuell anpassen, falls die automatische Erkennung einmal daneben liegt.